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时间管理:三个招数,让您不再感叹时间不够用

2021-01-19
57次

  不管企业规模大小、职位高低,抱怨自己“时间不够用”几乎已成为职场工作者的常态。只是,时间真的不够用吗?还是因为你的时间总是被不重要的事情分走了?


  职场人际关系专家珍·叶格博士(Jan Yager PhD)指出,在正确的时间将正确的事情交给正确的人处理,是公司成长和提高生产力的关键。她在著作《从零效率到高效率》中说明,要空出时间与精力,完成对自己最优先的事项,就必须学会如何拒绝请托、将不需要亲自做的事情授权给其他人,以及提高会议效率。


  1.拒绝的是请求,不是针对人


  了解自己的当务之急,确定自己要投入多少时间,以及学会拒绝不重要的事情,才能正确地运用时间。


  但是,在拒绝别人的时候,要有技巧地向对方说明自己的优先顺序,态度也要积极、和蔼与温柔,以免造成人际关系疏远。你要让对方清楚知道,你是拒绝“请求”,而不是拒绝“个人”:这一次你对他说不,也许下一次就对他说好。


  你也应该学会说“不,谢谢你”或“再跟你联络”,自己有时间评估:新的要求是值得做的优先事项,或只是害你分心的杂务。此外,如果必须取消会议或和某人的午餐,你应该立刻安排其他时间履行约定,避免空泛的承诺。


  2.别人也可以做好的事,就授权出去


  想要什么事情都自己来,就等于牺牲工作品质和效率,拖累自己和公司。因此,只要是别人也可以做,或做得比你好的工作,就交给他人处理,将时间与精力花在只有你能做,或是你做得此别人好太多的事情上。


  以正确的方式授权,是得到时间最快的方式。首先,选择可以授权的工作:像是妨碍专心、缺乏专业技术或没兴趣、占用太多时间的工作。其次,挑选适当的人,给予明确的任务和指令,订定完成日期和追踪制度。最后,别忘了要称赞帮助你的人,激发对方的忠诚与服务的热忱。


  3.会议前充分准备,提高开会效率


  例会可能是组织内最浪费时间的事情,不过若能有效地带领和参加会议,也可以节省时间。比方说,开会前确认会议的必要性、告知所有与会者、准备书面议程,让每个人都知道会议的时程与目标、事先决定会议纪录;开会时,即使有人还没到也要准时开始,让迟到者知道下次要准时出席;讨论也要聚焦在议题上,并且准时结束。


  另外,如果每次开会都只完成议程的一部分,不如拆成2、3个会议,让每次会议结束后,都有具体可以达成的目标。


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